Administratief - Technisch Residentiebeheerder

☞ KU Leuven

View: 96

Update day: 20-11-2023

Location: Leuven Flemish Brabant

Category: Administrative / Clerical / Assistant

Industry:

Loading ...

Job content

De “Residentiebeheerder” (RB) van een Niet Gesubsidieerde Residentie, type “administratief-technisch”, is samen met de RB type “wooncultuur” verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op een residentie en valt organisatorisch onder het ‘Hoofd Coördinatie Exploitatie Residenties Algemeen Beheer’ van de KU Leuven, die ondersteund wordt met stafmedewerkers binnen Cerab (de eenheid Coördinatie Exploitatie Residenties Algemeen Beheer.) Hij/zij controleert de leveringen van goederen en diensten bestemd voor de Residentie op kwaliteit en kwantiteit, rapporteert defecten en initieert de herstellingen ervan. Hij/zij is verantwoordelijk voor de opvolging van alle financiële stromen in verband met de inning van huurgelden en aanverwante geldelijke verplichtingen (waarborgen, etc). Bij afwezigheid van de RB type “wooncultuur is hij/zij tevens back-up.
Website van de eenheid

Functie

Hoofddoel van de functie is: het exploiteren van een zelf bedruipende residentie.
  • Op materieel vlak: Opvolgen dat het gebouw bouwkundig in goede staat blijft, alsmede schoon en hygiënisch is;
  • Op administratief vlak: Zorgen dat alle administratieve verplichtingen worden nagekomen, zowel van de bewoners naar de residentie als van de residentie naar hen en naar andere domeinen van de KU Leuven en derden.
  • Op financieel vlak: Zorgen dat alle financiële verplichtingen die in verband staan met het functioneren van het gebouw als studentenhuisvesting, worden nagekomen maar evenzeer toezicht erop houden dat huurders hun contractueel overeengekomen financiële verplichtingen nakomen.

1. Taken en verantwoordelijkheden residentiebeheerder type “administratief-technisch”

  • Administratieve controle van facturen en bestellingen in SAP.
  • Opvolgen levering van diensten door derden (zoals onderhoudswerken, schoonmaak, …).
  • Melden defecten die een oplossing behoeven en het opvolgen ervan.
  • Opvolging externe contractanten (afval, schoonmaak, hygiënecontainers, technische interventies, …) en administratieve afwikkeling ervan
  • Opstellen jaarlijkse begroting in overleg en afstemming met de stafdienst Cerab.
  • Aanleveren (middels correcte verwerking in SAP/FiCA) van de relevante cijfers opdat degelijke jaarrekeningen kunnen worden gegenereerd door de Dienst Interne Controle en Fiscaliteit.
  • Verrichten van alle betalingen die in verband staan met de exploitatie van de residentie.
  • Contracten ontbinden en alle financiële handelingen verrichten die daarbij horen.
  • In overleg met de stafdienst Cerab de jaarlijkse begroting opstellen.

Een aantal taken en verantwoordelijkheden worden samen met de collega residentiebeheerder type “wooncultuur” opgenomen:
  • Bewaken en uitgifte/inname kamersleutels.
  • Organiseren presentatie residentie naar buiten toe (bezoekersdagen, opendeurdagen).
  • Ondertekenen huurcontracten.
  • Plaatsen van bestellingen bij interne/externe leveranciers conform KU Leuven richtlijnen en/of richtlijnen die gelden binnen de dienst.

De hierboven vermelde verantwoordelijkheden/taken impliceren dat de beide types residentiebeheerder een accreditatie verwerven om als financiële antenne te kunnen functioneren, zoals gedefinieerd door de Centrale Financiële Dienst van de KU Leuven. De financieel antenne is bevoegd om in SAP:
  • bestellingen te doen (zowel intern KU Leuven als extern naar derden leveranciers),
  • betalingen te verrichten,
  • Budget Controle Fiches aan te maken voor het inzetten en betalen van jobstudenten

2. Tijdbesteding

Deze functiebeschrijving is algemeen, in die zin is het inschatten van de benodigde tijd voor alle deeltaken (met oog op het aantal wooneenheden zoals studentenkamers en studio’s dat in de residentie verhuurd zal worden) niet vast te leggen.
Door de pieken en dalen doorheen een academiejaar fluctueert de intensiteit van de inzet.

3. Speciale werkomstandigheden

  • Tussenkomsten kunnen worden gevraagd in geval van overmacht of nood, buiten kantooruren, om op te treden als belangrijkste aanspreekpunt, teneinde eventueel te beslissen om hulp van derden te vragen wanneer situaties daarom vragen.
  • Daarnaast kent deze functie een aantal piekmomenten waarbij de werkbelasting aanzienlijk toeneemt en zich soms uitstrekt buiten de normale kantooruren. Er dient een aantal keren per jaar (+/- 4 keer) uren te worden gepresteerd in weekeinden en ’s avonds (inhuizen, uithuizen, bezoekdagen).
  • Het gaat hier om een voor de KU Leuven erg belangrijk project: er bestaat een zakelijk engagement naar de eigenaars van het gebouw om alle eenheden gedurende 12 maanden per jaar te verhuren.
  • Bovendien zijn de kamers in eigendom bij individuele eigenaars. Dit maakt het beheer meer complex, vandaar dat een uniek aanspreekpunt is gecreëerd waarvan de bevoegdheden/opdrachten zijn vastgelegd in de lange termijn huurovereenkomst die KU Leuven heeft afgesloten.
  • Het engagement t.o.v de eigenaars is gedetailleerd omschreven in een huurovereenkomst. Men zal rekening moeten houden met belangen van zeer veel omwonende partijen (NV parking met 1000 parkeerplekken, NV Retail, met winkels etc, allemaal in één gebouw, ongeveer 800 omwonenden).

4. Contact met personen uit andere eenheden en externen

  • Met collega-beheerders van andere residenties en de stafmedewerkers van Cerab worden regelmatig ervaringen en ideeën uitgewisseld omtrent het algemene dan wel specifieke functioneren (lid van de Coördinatievergadering Residenties Algemeen Beheer).
  • Met experts op financieel/boekhoudkundig vlak, ter realisatie van de doelstelling om alle financieel/administratieve handelingen te laten verlopen via SAP.
  • Met externe leveranciers: bestellen en opvolgen van leveringen allerlei (schoonmaak, goederen, andere diensten).
  • Met ouders van studenten inzake allerlei “ad hoc” situaties.
  • Met andere eenheden binnen de KU Leuven die te maken hebben met financiering van studentenhuisvesting.
  • Met Technische Diensten inzake de instandhouding en technisch beheer van het gebouw en haar omgeving.
  • Met de medebeheerders en andere huurders omtrent alle aspecten van het in goede harmonie samenleven in één gebouw.

5. Materiële hulpmiddelen

  • PC
  • Gedeeld kantoor op de residentie


Profiel

  • Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring, en hebt minimum 3 jaar relevante ervaring.
  • Je bent sterk in administratieve en operationele processen.
  • Affiniteit hebben met de technische en bouwkundige aspecten van een gebouw, is een meerwaarde.
  • Je bent praktisch ingesteld, kan goed organiseren en toont je stressbestendig en flexibel tijdens een 4-tal piekmomenten (bv. inhuis/uithuisweken, bezoekdagen) die sporadisch werken tijdens avonden en weekends vereisen.
  • Je bent communicatief sterk en kan op diplomatieke wijze bemiddelen of onderhandelen tussen de verschillende partijen.
  • Je hebt een tolerante en klantgerichte, maar niettemin zakelijke houding.
  • Je hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en het Engels.
  • Je hebt notie van boekhoudkundige begrippen en je bent vaardig in het gebruik van Excel, Word, Outlook, Powerpoint. Kennis van SAP en Toledo is een pluspunt.

Aanbod

Wij bieden een tewerkstelling van 70% voor onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van dezefunctie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen..

Daarnaast biedt de KU Leuven een aantal interessante arbeidsvoorwaarden aan. De startdatum is (bij voorkeur) voorzien 01.02.2024. Eerder opstarten is mogelijk.

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.




Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij de heer Jomme Pierre, tel.: +32 16 37 32 67.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 15/11/2023 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.
Loading ...
Loading ...

Deadline: 04-01-2024

Click to apply for free candidate

Apply

Report job
Loading ...
Loading ...

SIMILAR JOBS

Loading ...
Loading ...