Job type: Voltijds, Onbepaalde duur

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EDIFICIO organise des événements professionnels, privés et culturels dans des lieux prestigieux du patrimoine culturel tels que le Concert Noble et la Bibliothèque Solvay.

L’Event & Account Coordinator s’engage à contribuer activement au maintien et au développement de l’ensemble des événements organisés par Edificio. Elle/Il travaillera sous la supervision de l’Event Manager et en coopération avec l’équipe d’Edificio.

Description et avantages

Description de la fonction

Réaliser des propositions détaillées pour les événements (i.e. ligne du temps, fournisseurs, aspects légaux, contrats, ressources humaines et budgets).

Accueillir les clients pour des inspections sur place sur les sites

Gérer et coordonner en parallèle un nombre d’événements et de clients.

Assurer le lien entre les différents clients/parties prenantes et recueillir leur souhait précis pour leur événement.

Gérer le planning pré-évènementiel.

Coordonner les aspects logistiques des événements avec les fournisseurs.

Assurer la liaison avec l’équipe des events & account coordinator pour partager les initiatives liées aux affaires et à la culture ;

Gérer toute la planification pré-événement ;

Coordonner les fournisseurs, répondre aux questions des clients et résoudre les problèmes le jour de l’événement afin de s’assurer que tout se passe bien et que le budget est respecté ;

S’assurer que les obligations en matière d’assurance, de législation, de santé et de sécurité sont respectées (suivi administratif auprès des clients et des fournisseurs) ;

Superviser le démontage et l’enlèvement de l’événement et vider le lieu de manière efficace ;

Produire une évaluation post-événement

Gérer votre propre agenda afin de permettre le bon déroulement de l’organisation du stage ;

Rédiger et transmettre vos rapports chaque semaine ;

Description du profil

Licence ou Master en gestion culturelle et événementielle, marketing et communication, économie.

Expérience dans le secteur de l’événementiel (entreprise, privé et culturel), Une expérience internationale est un atout.

Langues : L’anglais ou le français est votre langue maternelle, une autre langue est un atout.

Capacité à résoudre des problèmes, à gérer son temps, esprit d’entreprise, sens de la vente et des affaires.

Capacité à créer un partenariat loyal

Créatif, responsable, organisé, précis, débrouillard et désireux de prendre des initiatives.

Respect des lieux historiques

Avantages du poste

Compétences :

Disponibilité pour travailler selon des horaires flexibles (certains événements ont lieu le week-end et tard dans la nuit).

Capacité à écouter et à identifier les besoins des clients, à les conseiller et à respecter leurs demandes.

Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe

Capacité à assurer l’interface avec des organisations externes

Personnalité soucieuse du détail, approche flexible, ciblée et proactive.

Compétences en matière de gestion du temps, capacité à travailler sous pression pour assurer le bon déroulement d’un événement.

Sérieux dans le travail et représentation réfléchie de l’organisation.

Capacité à gérer des budgets, car vous serez responsable des budgets des événements ;

Compétences administratives et informatiques (excellentes connaissances d’Office, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Adobe/Indesign, Efficy est un atout)

Excellentes aptitudes à la communication formelle

***

EDIFICIO organiseert professionele, privé- en culturele evenementen in prestigieuze sites van het cultureel erfgoed, zoals de Concert Noble en de Solvay Bibliotheek.

De Event & Account Coordinator draagt actief bij tot de instandhouding en de ontwikkeling van alle evenementen die door Edificio worden georganiseerd. Zij/hij werkt onder toezicht van de Event Manager en in samenwerking met het team van Edificio.

Beschrijving en voordelen

Beschrijving van de functie

Gedetailleerde voorstellen doen voor evenementen (d.w.z. tijdschema, leveranciers, juridische aspecten, contracten, personele middelen en budgetten).

Ontvangst van cliënten voor bezoeken ter plaatse op sites/ locaties

Simultaan beheren en coördineren van verschillende evenementen en klanten.

Contact onderhouden met de verschillende klanten/stakeholders en hun specifieke wensen voor hun evenement verzamelen.

Manage de pre-event planning.

Coördineren van de logistieke aspecten van evenementen met leveranciers.

Contact onderhouden met het team van evenementen- en accountcoördinatoren om zakelijke en culturele initiatieven te delen;

Manage alle pre-event planning;

Leveranciers coördineren, reageren op vragen van klanten en problemen oplossen op de dag van het evenement om ervoor te zorgen dat alles soepel en binnen het budget verloopt;

Ervoor zorgen dat wordt voldaan aan de verzekerings-, wettelijke, gezondheids- en veiligheidsverplichtingen (administratieve follow-up met klanten en leveranciers);

Houdt toezicht op de ontmanteling en verwijdering van het evenement en ontruimt de locatie op een efficiënte manier;

Opstellen van een evaluatie na afloop van het evenement

Beheer je eigen agenda om het evenement vlot te laten verlopen;

Schrijf je verslagen en dien ze wekelijks in;

Beschrijving van het profiel

Diploma of master in cultuur- en evenementenmanagement, marketing en communicatie, economie.

Ervaring in de evenementensector (zakelijk, privé en cultureel), internationale ervaring is een pluspunt.

Talenkennis: Engels, Frans of nederlands is uw eerste taal, een andere taal is een pluspunt.

Problemen oplossen, tijdmanagement, ondernemerschap, verkoop- en zakelijk inzicht.

Vermogen om een loyaal partnerschap te creëren

Creatief, verantwoordelijk, georganiseerd, accuraat, vindingrijk en bereid om initiatief te nemen.

Respect voor historische plaatsen

Voordelen van de baan

Vaardigheden :

Beschikbaarheid voor flexibele werktijden (sommige evenementen vinden plaats in het weekend en ’s avonds laat).

Vermogen om naar de behoeften van de klanten te luisteren en deze op te merken, hen te adviseren en hun verzoeken na te leven.

Vermogen om zelfstandig en in teamverband te werken

Vermogen om contacten te leggen met externe organisaties

Detailgerichte persoonlijkheid, flexibel, doelgericht en proactief.

Vaardigheden in tijdbeheer, vermogen om onder druk te werken om het goede verloop van een evenement te verzekeren.

Ernst in het werk en attente vertegenwoordiging van de organisatie.

Vermogen om budgetten te beheren, aangezien u verantwoordelijk zult zijn voor evenementenbudgetten;

Administratieve en computervaardigheden (uitstekende kennis van Office, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Adobe/Indesign, Efficy is een pluspunt)

Uitstekende formele communicatievaardigheden

Type d’emploi : Temps Plein, CDI

Avantages :

  • Eco-chèques
  • GSM de fonction
  • Ordinateur de fonction

Horaires :

  • Horaires aménageables

Rémunération supplémentaire :

  • 13ème mois

Mesures COVID-19:
Mesures sanitaires respectées

Formation:

  • Master (Optionnel)

Expérience:

  • Event Management: 3 ans (Exigé)
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