Hotel receptionist

Accent Hospitality & Tourism specialiseert zich in het vinden van een job optie vast in onthaal en toerisme. Onze klant is een hotel in de regio Oostende, gelegen op een boogscheut van het strand en dicht bij het commercieel centrum van Oostende. Klanten kunnen zich ontspannen in de Wellness en professionele klanten kunnen gebruik magen van seminarie ruimtes.

Functiebeschrijving
Je staat in voor het onthaal van klanten: check-in en check-out, informatie geven, kamers verhuren, reservaties... Je staat in voor de administratie en de kassa. Je verzorgt ook de communicatie: telefoon, inlichtingen en instructies. Hoofdtaken Klantendienst, je staat in voor het onthaal, een vlot verloop van het verblijf en het vertrek van klanten. Je onthaalt klanten:

• Je geeft de nodige inlichtingen en verzorgt de administratie voor check-in: hotelformulieren, politiefiche, controle paspoort, betalingsvoorschot ...
• Je overhandigt de kamersleutel of de kaart en maakt de klant wegwijs in het hotel.
• Je geeft informatie aan klanten over bv. winkelcentra, restaurants, bezienswaardigheden, uitstappen, uurregeling openbaar vervoer ...
• Je lost problemen of klachten op bv. diefstal, ziekte, onvoldoende service...
• Je hebt altijd aandacht voor de noden van de klant.
• Je regelt reservaties zowel intern als extern, bv. restaurant, voorstellingen, vervoer, uitstappen ...
• Je wekt de gasten op aanvraag.

Je verzorgt de administratie voor de check-out:

• Je stelt rekeningen op.
• Je maakt de afrekening: kamerverhuur, consumpties, telefoon, tv ...
• Je incasseert en controleert de betalingsmiddelen.
• Je bent eventueel verantwoordelijk voor de kassa en de wisseloperaties.

Je houdt toezicht op in- en uitgaande gasten en je signaleert ongewenste bezoekers. Je bedient de telefooncentrale. Administratie Je verwerkt alle documenten met betrekking tot het verhuur van kamers en het verblijf van gasten. Je verwerkt gegevens van de inschrijvingen en betalingen. Je doet boekhoudkundige verwerkingen. Je stelt kassarapporten op. Je maakt checklists op, bv. kamerverhuur, reservaties, annulaties, wekdienst ... Je klasseert documenten. Communicatie: Je geeft op basis van de planning of op aanvraag operationeel instructies aan de betrokken departementen of diensten, bv. restaurant, schoonmaakdienst, room service ... Je rapporteert de stand van zaken aan verantwoordelijken en collega’s (je werkt in wisseldienst). Je verzorgt de briefwisseling, verzendt documentatie, verdeelt de post en geeft berichten door. Je staat in voor de telefoondienst:

• inlichtingen verstrekken
• reservaties registreren
• boodschappen noteren
• gesprekken doorverbinden met bevoegden

Je staat ook in voor orde en netheid aan het onthaal.

Functie-eisen
Als receptionist(e) werk je alleen of met meerdere collega’s in wisseldienst. Je werkt onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke receptie, de chef receptionist, de uitbater of de zaakvoerder. In grote hotels of vakantiecentra werkt de receptionist samen met medewerkers voor de kassa, reservaties, telefoons en inlichtingen. De administratieve werkzaamheden zijn soms geautomatiseerd. Je geeft eventuele operationele instructies aan het onthaalpersoneel (portier, bagagedrager, boodschapper, wagenbegeleider), kamerdiensten (schoonmaak, kamerbediening) en eventueel aan het restaurant en de recreatieafdeling.

Arbeidsvoorwaarden
We bieden je een voltijdse job optie vast als hotel receptionist:

• Je werkt in een afwisselend rooster in dag shiften. Je start ten vroegste om 7u op en werkt ten laatste tot 21u30.
• Je werkt in ononderbroken shiften (geen service coupé).
• Roosters worden zo lang mogelijk op voorhand doorgegeven.
• Je krijgt een grondige opleiding ’on the job’ over het boekingsysteem.