M&E Event Coordinator

Job content

MCI Benelux NV is een internationale engagement- en marketingbureau dat mensgerichte ervaringen creëert die de kracht van mensen ontketenen om innovatie en groei te realiseren.
Sinds 1987 geloven we sterk in de kracht van het opbouwen van een gemeenschap en helpen we merken, verenigingen en non-profitorganisaties bij het oplossen van hun belangrijkste menselijke uitdagingen door middel van onze kernexpertise: live en virtuele evenementen, strategische en digitale communicatie en advies- en gemeenschapsoplossingen.
Wij zijn een onafhankelijk bureau, met het hoofdkantoor in Genève, Zwitserland, met een wereldwijde aanwezigheid van 60 kantoren in 31 landen.

MCI Benelux NV zoekt een enthousiaste M&E Event Coördinator, een functie met veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid binnen een dynamische omgeving.

Als Event Coördinator, werk jij samen met de Event Manager om nationale en internationale evenementen tot in de puntjes te verzorgen. Jouw doel is om klanten een fantastische event-ervaring te laten beleven!

Project Management Assistance

• Je bent verantwoordelijk voor het opleveren van beperkte delen van projecten/evenementen van A tot Z(ontwerpen, plannen, organiseren, ter plaatse leveren en resultaten en impact meten). Dit doe je door effectief strikte tijdschema’s voor projecten op te stellen en uit te voeren op basis van prioriteiten, beschikbaarheid van middelen en andere projectvereisten (d.w.z. budget, hulpmiddelen voor evenementenbeheer,...)

• Je begrijpt de levenscyclus van een evenement volledig/gedeeltelijk van briefing tot afstemming (d.w.z.: gebruikmaken van de verschillende virtuele platforms, scriptontwikkeling, coördinatie van de evenementenlogistiek, enz
• Je streeft naar de beste service voor de juiste prijs. Binnen de mogelijkheden van de locaties, ga je tot het uiterste om tegemoet te komen aan de wensen van de klant in overeenstemming met de richtlijnen van MCI
• Je houdt het kostenplaatje van de evenementen in het oog met je Event Manager. Je begrijpt dat ze rendabel moeten zijn
• Bevorderen van een hoog niveau van dienstverlening en professionalisme, waaronder kennis van en inzicht in de sector

• Je geeft altijd prioriteit aan dagelijkse taken en projectopdrachten. Dankzij jouw sterke organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid, slaag je erin onder alle omstandigheden rustig te blijven bij naderende deadlines of onverwachte uitdagingen
• Je werkt gestructureerd, met oog voor detail, je bent proactief en je beheert jezelf zonder voortdurende tussenkomst van een manager
• Je zorgt voor operationele uitmuntendheid en ’kwaliteitsobsessie’

Finance Support

• Je geeft financiële ondersteuning aan de Event Manager voor alle financiële processen in verband met het project-/budget
• Je bent in staat om laagcomplexe evenementenbegrotingen op te stellen en te beheren.
• Je volgt bestaande SoP’s en financiële richtlijnen op

Communication

• Je streeft ernaar om de beste communicatiemiddelen op te stellen volgens het evenement en de behoeftes van de klant (d.w.z.: sprekersbriefing, scriptontwikkeling, e-blasts, website-inhoud, enz.)
• Je creëert websites voor evenementen volgens de gegeven instructies (d.w.z.: inhoud, sprekers, registratie)

Admin, IT & Tools

• Je gebruikt de best beschikbare softwares voor event management (bv. Aventri, Cvent, EventsAir, TEAMS, Slido, enz.), en andere platforms voor virtuele evenementen indien nodig
• Je volgt GDPR-richtlijnen met betrekking tot evenementen en alle daarmee verband houdende activiteiten

Your profile

Je sterktes zijn:

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in bedrijfsbeheer, inclusief maar niet beperkt tot evenementen-, horeca- en toerismemanagement en bedrijfscommunicatie of een andere relevante studie of je hebt een ervaring van 2 jaar in de sector
• Vlotte communicatie. Het kost je geen moeite om zowel met klanten, collega’s als leveranciers vriendelijk, helder en correct te communiceren, of dat nu geschreven of mondeling in het Nederlands of het Engels is. Een andere Europese taal is een voordeel
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office-toepassingen
• je mag in de EU werken en ook over de hele wereld te reizen
• Je werkt planmatig
• Je bent flexibel, vooral in drukke periodes, en bereid om s’avonds of tijdens het weekend te werken
• Je bent een snelle leerling en je kan jezelf gemakkelijk aanpassen aan een snelle omgeving
• Je bent een teamspeler maar werkt ook graag zelfstandig
• Je bent beschikbaar om het team snel te versterken

We offer

• Een voltijds job (40u/week met 12 recuperatiedagen per jaar)
• Een aantrekkelijke brutoloon aangevuld met een mooi pakket van voordelen, waaronder maaltijd- & ecocheques, aanvullende verzekeringen (groeps NN en hospitalisatie DKV) en de mogelijkheid tot thuiswerken
• We bieden diverse opleidingsmogelijkheden aan om je kwaliteiten te ontwikkelen
• De mogelijkheid om te werken in een internationale en dynamische omgeving met multiculturele collega’s met ruimte voor creativiteit & innovatie
• Wij bieden niet alleen een job maar ook uitdagende loopbaanmogelijkheden voor gemotiveerde kandidaten die streven naar excellentie en zich richten op klanten ervaring

Bij MCI Benelux NV kun je je ware zelf naar je werk brengen en trots zijn op wat je doet. Kom bij ons werken en maak het verschil!

Dienstverband: Voltijds